Tedarik Süreç Yönetimi Nasıl Yapılır?

Tedarik süreç yönetiminin başarılı bir şekilde uygulanabilmesi adına işletmelerin en optimum şekilde süreç yönetimini yürütmeleri gerekir. Ürünün ya da hammaddenin işletmeye girişinden, alıcıya ulaştırılana kadar ki süreci, maksimum düzeydeki verimlilikle yönetilmelidir. İşletmenin başarılı bir tedarik yönetimi sürecini sonuçlandırması adına mümkün olduğunca minimum maliyet, alıcıya ulaştırana kadar da maksimum karlılık ile yürütmesi gerekir.

Tedarik yönetim sürecinin gerçek anlamda verimli sonuçlanması adına “doğru” kelimesinin büyük önem taşıdığını söylemek gerekir. İşletmeler tedarik süreç yönetimi içerisinde; en doğru yerde, en doğru zamanda ve en doğru fiyatla süreci yürütmelidirler. 3 doğrunun bir araya gelmesi yalnızca ideal seviyedeki bir tedarik süreç yönetimi ile söz konusu olabilir. Söz konusu “doğru” unsurlarının birinin dahi süreçte sekteye uğraması, direkt olarak sürecin başarısız bir şekilde ya da hedeflenen verimlilikle sonuçlanmamasına yol açacaktır. Tedarik süreç yönetimi planlanırken her zaman en kötüye hazırlıklı olunmalı ve mutlaka kriz yönetimi konusunda potansiyeli ile tecrübelerini bir arada kullanabilecek birey ya da araçlara da sahip olunması önemlidir.

Tedarik süreç yönetimi içerisinde teknolojinin nimetlerinden mutlaka yararlanmalı ve tedarik sürecine ilişkin yazılımların, süreç içerisinde aktif bir şekilde kullanımına yer verilmelidir. Günümüz şartlarında tedarik süreç yönetimi operasyonlarının ERP, SAP vb. yazılım teknolojilerinden bağımsız gerçekleştirilmesi neredeyse imkansızdır. Bu nedenle teknolojiyle harmanlanan bir süreç yönetiminin, başarılı bir süreç yönetiminin ortaya çıkmasına olanak sağlayabileceğini de göz ardı etmemek gerekir.

Tedarik Süreç Yönetimi Nedir?

Tedarik sürecinin nasıl yapıldığını anlayabilmek ve tedarik süreci konusunda doğru planlamalar yapabilmek adına öncelikle “tedarik süreç yönetimi” kavramının tam olarak ne anlam ifade ettiğini bilmek gerekir.

Ürün ya da hizmetlerin, işletmeye girdisinin sağlanması, işletme içerisinde son alıcıya uygun bir şekilde işlenip, son alıcıya hazır hale getirdikten sonra hedeflenen tüketici kitlesine ulaştırılması konusunda, baştan sonra her türlü detayın doğru bir şekilde olması gerektiği gibi yürütülmesi durumuna ideal “tedarik süreç yönetimi” adı verilir. Tüm bu süreç içerisinde her detayın en optimum şekilde değerlendirilmesi gerekirken, işletmenin bu süreç sonunda hem hedeflenen verimliliği elde etmesi hem de gerçek bir müşteri memnuniyetini sağlaması tedarik yönetim sürecinin istenen sonuçlarıdır.

Tedarik süreç yönetimi içerisinde yer alan tüm unsurların ve araçların da etkin bir şekilde kullanılması gerektiğini unutmamak gerekir. İnsan, evrak, ürün, teknoloji, zaman, talep vb. daha birçok değişkenin, süreçte en ideal seviye ile yönetilmesi, hesaplanması ve planlamalara dahil edilmesi gerekliliği, sürecin tam anlamıyla kendisini oluşturan bir konudur.

Tedarik Sürecinin Temel Fonksiyonları

Tedarik süreci temel birçok fonksiyondan meydana gelir ve söz konusu fonksiyonların her birinin bağlantılı olduğunun, en ufak bir fonksiyonda meydana gelen sorunun diğer fonksiyonları da doğrudan etkilediğini unutmamak gerekir. Sürece dair fonksiyonların genel manada birbirlerine bağlı olan zincir bir halka şeklinde tanımlanması söz konusudur. Fonksiyonların birbirleriyle olan bağlantılarının kopmaması ya da fonksiyonların birinde bile sorun yaşanmaması, direkt olarak doğru süreç yönetimi ile doğrudan ilişkilidir. Süreç yönetimini derinden etkileyen tedarik süreci temel fonksiyonları ise şu şekildedir:

Talep ve Sipariş Yönetimi: İşletmenin faaliyetlerinin; müşteri memnuniyeti ve işletme verimliliği gibi unsurların hem bir arada hem de en üst düzeyde sağlayacak şekilde organize edilmesi durumu, doğru bir talep ve sipariş yönetimi olarak açıklanabilir.
Satın Alma Faaliyetleri: İşletmeye; kaliteli, hızlı, en iyi fiyatlı ve en sağlam şekilde ürün girdisinin sağlanarak, üretim faaliyetlerinin hiçbir şekilde aksaklık göstermemesi başarılı satın alma faaliyetleri operasyonunun tanımı olarak nitelendirilebilir.
Optimum Planlama: Genel anlamda üretim sürecine ilişkin en doğru şekilde maliyet hesabının yapılması, üretim sürecinde yaşanabilecek aksaklıklara önceden hazırlıklı olunması ve işletmenin kusursuz bir üretim süreci için her türlü duruma hazır olmasını sağlamak, optimum planlama olarak tanımlanır.
Üretim: İşletmeye sağlanan girdilerin, müşteriye başarılı bir şekilde çıktı olarak sunulması, bu süreçte minimum fire, minimum üretim faaliyeti, maksimum karlılık ve maksimum kalite gibi unsurların da göz önünde bulundurulmasıyla sürecin en optimum şekilde sonuçlandırılması oldukça önemlidir.
Kusursuz Stok Yönetimi: İşletmenin üretim faaliyetleriyle ilişkili olarak; elinde bulundurduğu stokun, müşteri taleplerinin ve üretim sonucunda oluşacak stok durumunun doğru bir şekilde planlanması, kusursuz stok yönetimini ifade eder.
Depo Yönetimi: İşletmenin sahip olduğu stoklarını en iyi şekilde analiz edip, doğru depolama yöntemleriyle saklaması, depolama içerisinde ürünlere zarar gelmemesi, doğru depolama konumlarıyla sevkiyat önceliğine göre ürünlerin stoklanması ve minimum depolama maliyetinin sağlanması gibi birçok unsur, depo yönetimi ile doğrudan ilişkilidir.
Sevkiyat: İşletmenin üretim faaliyetleri sonucunda satış için elverişli olan ve talep doğrultusunda ürünleri doğrudan müşteriye en az maliyetle ulaştırması durumu olarak açıklanabilir.

Tedarik Süreci Yönetim Unsurları

Tedarik süreci yönetim unsurları, işletmenin hammadde ya da ürün temini, üretim faaliyetleri, talep tahmini, stok yönetimi, müşteri ile ilişkiler vb. birçok unsurun yönetiminin başarılı bir şekilde nasıl yapılacağını ortaya koyar. İşletmenin tedarik sürecinden, son satış işlemine kadar tüm bu unsurları başarılı bir şekilde yönetmesi gerekliliği vardır. Aksi halde tedarik sürecinin başarılı bir şekilde yönetimi söz konusu olmaz. Söz konusu unsurların ise şunlar olduğu söylenebilir:

Satın Alma Faaliyetlerinin Yönetimi: İşletmenin doğru tedarikçiler edinmesi, tedarikçilerle iyi bir ilişki kurulması ve tedarik konusunda yaşanabilecek sorunların önüne geçilmesi gerekliliğini barındıran bir yönetim unsurudur.
Talep Analizi Yönetimi: Tedarik ve sevkiyat gibi unsurlarla birlikte, işletmenin en doğru tahmini talep doğrultusunda üretim faaliyetlerini yönetmesi gerekliliği söz konusudur.
Müşteri İlişkilerinin Yönetimi: İşletmenin yeni müşterilerle ilişkiler edinmesi, var olan müşterilerle ilişkilerini geliştirmesi ve tüm müşterileriyle ilişkilerinin daha kalıcı hale getirilmesi gibi detaylardan oluşan bir yönetim unsurudur.
Sipariş Karşılama Yönetimi: Tedarik süreciyle birlikte işletmenin almış olduğu siparişlerin, zamanında ve eksiksiz bir şekilde tamamlamasını gerektiren bir yönetim unsuru olarak tanımlanabilir.
Müşteri Hizmet Yönetimi: İşletmenin müşterilerine üretim faaliyetlerinden tutun da sevkiyat ve stok durumuna kadar birçok bilgiyi doğrudan iletmesini gerektiren bir yönetim unsurudur. Müşterinin ürünü ne zaman alabileceği, siparişinin ne zaman sevkiyata çıkacağı vb. birçok bilgi işletme tarafından doğru bir şekilde müşteriye bildirilmelidir.
İmalat Süreç Yönetimi: İşletmenin girdileri çıktıya dönüştürmesi, hedeflenen müşteri kitlesine ulaştırması ve imalat anlamında birtakım esnekliklere sahip olması gerekliliğinin söz konusu olduğu bir yönetim unsurudur.
İade Yönetimi: Müşteriler tarafından yapılan iadelerin, işletme için olabildiğince sorun teşkil etmemesinin, iadelerin detaylı incelemesinin ve iade nedenlerinin toplanıp, üretim faaliyetlerinde bu hususlara dikkat edilmesinin gerekliliği içerisinde barındıran bir tedarik süreci yönetim unsurudur.
Arz Yönetimi: Hedeflenen müşteri kitlesine yani pazara ürün sunmak adına, tedarikten başlayarak, son çıktı elde etme sürecine kadar ne şekilde geliştirmeler yapılacağını, ürün arz süresinin ne şekilde düşürülebileceğini sürekli olarak düşündüren unsura, arz yönetimi unsuru adı verilir.

İdeal Tedarik Süreç Planlaması

İdeal tedarik süreç planlaması adına tedarik süreci yönetimi unsurlarının her birinin senkronize bir şekilde çalışması gerekir. Süreci planlarken oluşabilecek en kötü durumların her zaman göz önünde bulundurulması ve bu durumlara göre planlar oluşturulması gerekir. Her zaman için en kötüye hazırlıklı olmak, yaşanan kötü durumlarda hızlı bir şekilde aksiyon alınıp, en düşük seviyede zararla o sürecin atlatılması anlamına gelir. Bu nedenle planlama içerisinde her zaman kötü olana hazırlıklı olmak büyük önem taşır. Öte yandan planlama yapılırken varsayımlar üzerine değil de rasyonel bir şekilde bir plan hazırlanmalıdır. Sürecin planlaması adına mutlak suretle İleri Planlama ile Karar Destek Sistemleri olarak bilinen sistemlerin de kullanılması gerekliliğini unutmamak gerekir.

İdeal tedarik süreci planlamasının aşağıda yer alan maddeler ile sağlanması mümkün olabilir:

İşletmenin hedefleri, yerel ve global rakipler, tedarik zincirinin tüm unsurları, karar mekanizmaları ve tedarik zinciri unsurlarının her biri için oluşan hedefler gibi birçok detayın ortak bir şekilde değerlendirilip, tüm beklentileri karşılamak gerekli adımların nasıl atılacağı yönünde bir planlama yapılmalıdır.
İşletmenin elinde olan sonuçlara göre kendi öz değerlendirmesini yapması gerekir. Varsayımlar ile yapılan değerlendirmelerin hiçbir zaman asıl sonucu vermesi söz konusu değildir. İşletmenin geçmiş ve içerisinde bulunduğu dönemin performansları arasında bir karşılaştırma yaptıktan sonra hedeflediği performansa ulaşması söz konusu olur.
Stratejik anlamda iyi planlara sahip olmak ve uygulanacak adımların kolaylaşması adına mutlaka tüm teknolojik unsurlardan yararlanmak gerekir. İşletmenin üretim faaliyetlerine ve sektörüne göre gereken altyapı ile teknoloji sistemlerini edinmesi büyük bir kazanımdır. Bu sayede karar verme mekanizması daha iyi çalışacak ve analizler en doğru şekilde yapılacaktır. Haliyle işletme de maksimum verimlilik ile çalışmak adına bir sonraki adımda nasıl bir yol izlemesi gerektiğinin bilince olarak hareket edecektir.
İdeal tedarik süreci planlaması yapılırken sadece; ürün girdisi, çıktısı, sevkiyat, üretim, arz-talep dengesi gibi unsurlar göz önünde bulundurulmamalıdır. İşletme içi organizasyonun kusursuz bir şekilde olması gerekliliği göz ardı edilmemelidir. Her çalışan için huzurlu bir iş ortamı sunulmalıdır.
Üretim planlamasının yani, arz-talep dengesinin yeterli seviyede tutulması oldukça önemlidir. Fazla arz, direkt olarak stok maliyeti olarak geri dönecektir. Ürün türüne göre fazla arzın stok maliyetinden ziyade, direkt olarak geri dönüştürülemez bir şekilde zarar olarak sonuçlanması gibi bir risk de vardır. Tüm bu detaylar göz önünde bulundurularak, mutlak suretle en ideal seviyede üretimin yapılması gerekmektedir.
Lojistik konusunun herkes tarafından kolay anlaşılabilir ve yönetilebilir bir hal alması gerekir. Özellikle üretim alanı ile depo alanı arasındaki mesafenin olabildiğince kısa olması büyük önem taşır. Depolanan ürünlerin ise önceliğe göre sevkiyata hazır bir halde tutulması son derece önem taşıyan bir durumdur.
İdeal tedarik süreç planlaması yapılırken, tedarikçilerle ilişkiler her zaman için iyi olmalıdır ve tedarik nedeniyle işletmenin üretim faaliyetlerinin durması gibi bir durumun kesinlikle önüne geçilmelidir.

Tedarik Süreç Yönetiminin Amacı

Tedarik süreç yönetiminin amacı, işletmelerin hammadde ya da ürün tedarikinden başlayıp, müşteriye ulaştırılması noktasına kadar her noktada verimliliği sağlamaktır. İşletmenin tüm bu süreç içerisinde en az maliyetle, en iyi hizmeti, en ideal kar oranına göre yürütmesi gerekir. Bu gereklilik ise en doğru tedarik süreci yönetimi ile söz konusu olur. Tedarik süreç yönetiminin en temel amacı “verimlilik” olarak bilinse de alt amaçları da göz ardı etmemek gerekir.

Başarılı bir tedarik süreç yönetiminin en temel amaçlarından biri işletmenin sürekli olarak rakipleriyle birlikte bulunduğu sektörde rekabet ortamı içerisinde kalabilmesidir. Rekabetin devamlılığı, işletmenin her zaman gelişiminin devamı anlamına da gelir. Tedarik süreç yönetiminin bir diğer önemli amacı ise işletmenin kesintisiz bir şekilde tedarik, üretim ve satış gibi unsurlar arasındaki bağın sürekli olmasıdır. İşletmenin her zaman hedeflediği satış miktarını, müşteri memnuniyetini ve pazara ürün arzını sürdürmesi büyük önem taşır. Başarılı bir süreç yönetimi ise söz konusu başarının temel yapıtaşlarından biridir.

Tedarik süreç yönetiminin amaçları konusundaki diğer alt detaylar ise şu maddeler ile açıklanabilir:

Stok maliyeti ile üretim sürecindeki fire oranının minimum düzeyde tutulması,
Pazara arz edilen ürünün daimi bir kaliteye sahip olması,
Hammadde kayıplarının en aza inmesi, hammadde tedarikinin aksamaması,
Tedarikçilerle daima iyi ilişkilerin kurulması ve buna bağlı olarak üretim faaliyetlerinin kontrollü olması,

Tedarik Süreç Yönetiminin İşletmeye Katkıları

Tedarik süreç yönetiminin işletmeye katkıları, işletmenin başarı olarak gördüğü kriterleri sürekli olarak karşılaması ve hemen ardından yeni kriterlere doğru yola koyulması olarak açıklanabilir. Tedarik sürecinin başarılı bir şekilde yönetilmesi işletmenin her anlamda kalkınması demektir. Elbette ki zaman zaman bu süreçler içerisinde çeşitli aksaklıklar meydana gelebilir ancak işletme bu aksaklıkları bir tecrübe olarak görüp, doğru stratejilerle aksaklıkları ortadan kaldırıp, her aksaklığı bir fırsata çevirmelidir. Aslında tam olarak bu detayın işletmeye büyük bir katkısının olduğunu söylemek hiç de yanlış olmayacaktır. Genel manada başarılı bir süreç yönetiminin katkıları ise şunlar olarak bilinir:

Müşteri taleplerinin en iyi şekilde karşılanıp, müşteri memnuniyetinin sağlanması,
İşletme için büyük bir gider kalemi olan lojistik maliyetlerinin en alt seviyelere çekilmesi,
Üretim aksaklıklarının meydana gelememesi ve kesintisiz bir üretim döngüsünün sağlanması,
Sevkiyat konusunda işletmenin, müşteri gözünde güvenilir bir düzeye sahip olması,
Tedarik çevrim sürecinin minimum düzeye indirgenmesi,
İşletmenin pazara sunması gereken arzı, daha talep oluşmadan önceden tahmin edebilmesi,
İşletmenin gider kalemlerinin genel anlamda gözle görülür düzeyde azalması,
İşletmenin üretim kapasitesinde gözle görülür bir artış ve aynı zamanda üretim verimliliğinin de yine aynı şekilde gözle görülür bir artması,
Sektörel anlamda yaşanan dalgalanmaların ya da sektörün gerektirdiği ani değişimlerin işletmede herhangi bir şekilde olumsuzluk yaratmaması ve işletmenin yeni bir rekabete çok çabuk adapte olabilmesi,

Genel manada tedarik süreç yönetiminin işletmeye olan katkıları şeklinde değerlendirilebilirler.

Tedarik Süreç Yönetimi Neden Otomatikleşmeli?

Tedarik sürecinin tamamıyla bir karmaşadan kurtulması, net bir şekilde ilerlemesi, pürüzlerin giderilmesi ve şeffaf bir süreç yönetimi için mutlak suretle tedarik süreç yönetimi otomatikleşmelidir. Tedarik süreç yönetimindeki otomatikleşme kavramı, sürecin bilişim teknolojilerinden faydalanılması yani, işletmenin bu konuda ihtiyaç duyduğu yazılımları kullanması gerekliliği ile ilişkilendirilebilir.

Otomatik hale gereken tedarik sürecinin içerisinde herhangi bir verinin kaybola ihtimali söz konusu değildir. Her türlü adımın ve her detayın kayıt altında olduğu bu sistemde analizlerin de çok doğru bir şekilde elde edilip, ilerleyen süreçte de işletme geleceği için kullanılması söz konusu olur. Tedarik sürecinde otomatikleşme sayesinde aksamaların ya da hataların en aza inmesi gibi bir durum ortaya çıkar. Öte yandan kontrol edilebilir süreç yönetimi için de otomatikleşmenin şart olduğunu söylemek hiç de yanlış olmayacaktır. Peki, tedarik süreç yönetimini için gerekli olan bir yazılımın işletmeye ne gibi faydaları vardır?

Tedarik süreci yönetimi için işletmenin kullanacağı bir yazılımın artıları şunlardır:

İnsan gücüne olan bağlılığın en aza inmesi, insan müdahalesinin azalması ve insana bağlı olarak gelişebilecek hataların minimum düzeye indirgenmesi,
Tedarik süreç döngüsünün normale oranla çok daha kısa bir hal alması,
Evrak işleri nedeniyle ortaya çıkan karmaşanın minimum düzeye inmesi,
Süreç tutarlılığının, şeffaflığının ve doğruluğunun olabildiğince artması,
Planlanmış olan bir tedarik döngüsüne olağan bağlılığın artması,
Tedarik süreci içerisinde yer alan paydaşların iş yükünün azalması,
Sürece dair genel anlamdaki karmaşanın en aza indirgenmesi,

Tedarik süreç yönetimi için tercih edilen yazılımlar ya da çeşitli bilişim teknolojileri ile mümkün olmaktadır.

Tedarik Süreç Yönetiminde Kaçınılması Gereken Hatalar

Tedarik süreç yönetiminde kaçınılması gereken hatalara hakim olunması sayesinde işletmelerin, tabiri caizse olası faciaların önüne geçme gibi bir gücü ellerinde bulundurmaları söz konusu olur. Dünya genelinde birçok büyük markanın dahi zaman zaman tedarik sürecinde birtakım yanlışlara imza atarak çok ciddi zararlar elde ettikleri bilinmektedir. Kusursuz bir tedarik süreç yönetimi gibi amacı olan işletmelerin ise bu hatalara göz atıp, hatalardan ders çıkarmaları olası faciaların önüne geçecektir. Global çaptaki birkaç tedarik süreç yönetimi hataları ise aşağıdaki gibidir:

Genel anlamda e-ticaret odaklı hizmet veren moda markası Asos’un, 2019 yılının Temmuz ayında yaşadığı depo teknoloji arızası %68 oranında yani, yaklaşık 30 milyon dolarlık bir kayıp yaşamasına neden oldu. Söz konusu olayda Asos, envanter konusunda global çapta bir sistem kurmuştu ve tüm satıcıları bu envanter sistemine bağlanıp, stokları canlı takip edip, siparişlerini de bu sisteme göre planlayabiliyordu. Sistemde sebebi bilinmeyen bir şekilde ortaya çıkan arıza, dünya genelindeki satıcıların sipariş verememesine ve stokları takip edememesine yol açtı. Haliyle bu durum 30 milyon dolarlık bir kaybı kaçınılmaz bir hale getirdi.
Amerika’da hizmet veren bir çevre test laboratuvarının yetersiz ONAY aşaması nedeniyle almış olduğu siparişte ciddi bir yanlış içerisinde kendisini bulması kaçınılmaz oldu. Söz konusu laboratuvarın bir müşterisi sadece 50 adet test tüpü sipariş etmek istedi. Siparişi alan yetkili tarafından bu sipariş sisteme 50 adet olarak değil de 500 adet olarak girildi. Sonrasında ise 500 adet dolusu bir kamyonun müşteriye ulaştırıldığındaki sonuç, facia durumundan biraz daha aşağıda kalıyordu. İşletmenin sipariş konusunda her ne kadar otomatik bir sisteme sahip olduğu görülse de sisteme insan elinin dediği noktalarda onay aşamasının ya da kademelerinin biraz daha sertleştirilmesi gerekliliği bu olay sonucunda daha net bir şekilde anlaşılmış oldu.